Ben jij goed in het organiseren van evenementen en ontvangsten met een officieel karakter? Heb je interesse in etiquette en protocol? En ben je daarnaast ook een ervaren secretaresse die van aanpakken weet? Dan past onze vacature voor een medewerker kabinetszaken/bestuurssecretaresse helemaal bij jou! 

Medewerker Kabinetszaken/Bestuurssecretaresse

32-36 uur

Wat ga je doen?

Voor deze afwisselende functie voer je niet alleen secretariaatswerkzaamheden uit – zoals agendabeheer voor onze collegeleden – maar ben je ook degene die:

  • de binnengekomen aanvragen voor Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen beoordeelt;
  • ervoor zorgt dat deze onderscheidingen op feestelijke wijze worden uitgereikt;
  • ondernemingen helpt bij het aanvragen van een predicaat Hofleverancier;
  • evenementen voor de gemeente organiseert zoals de nieuwjaarsreceptie en veteranendag.

Wil je nog meer weten?

Hieronder vind je informatie over:

  • het werk van een kabinetsmedewerker;
  • het team waarin je komt te werken;
  • onze organisatie.


Wat doet een kabinetsmedewerker eigenlijk?
In dit interview [link: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6958029043313045504] vertellen je collega-kabinetsmedewerkers meer over hun werk.

Team Bestuurs- en Managementondersteuning
Ons team bestaat uit 24 medewerkers. Het onderdeel Bestuursondersteuning – waar deze vacature onder valt – bestaat uit 11 collega's. De bestuurssecretaresses werken voor de colleges van B&W van Hillegom, Lisse en Teylingen én voor de drie gemeentesecretarissen/directeuren van HLTsamen. We werken twee dagen samen in Hillegom, maar soms ook in Lisse of Voorhout en de rest van de week werken we thuis.

Bij ons allemaal zit het leveren van een goede dienstverlening in het bloed. Onze klanten kunnen op ons bouwen. Kwaliteit leveren staat bij ons voorop. We voelen ons betrokken bij ons werk, bij elkaar en bij onze interne en externe klanten. Dit verwachten we ook van jou.

HLTsamen: inventief, krachtig en verbindend
Drie gemeenten, vijf dorpen met meer dan 80.000 inwoners; 60 km2 kernen, woonwijken, polders, wegen en uitgestrekte bollenvelden die in het voorjaar een explosie van kleur zijn. Goed bereikbaar vanuit plaatsen als Amsterdam, Den Haag, Haarlem en Leiden. Hier werkt HLTsamen. Met zijn 470’en werken voor Hillegom, Lisse en Teylingen. We adviseren de bestuurders van deze gemeenten én voeren de gemaakte keuzes uit. We zijn groot genoeg om specialist te kunnen zijn, en klein genoeg om zichtbare impact te hebben in de gemeenten waar we werken. We bundelen kennis en menskracht. Zo helpen we de ruim 80.000 inwoners van onze gemeenten vooruit. We zijn creatief in de oplossingen die we bieden. Ook jouw ideeën en initiatieven zijn daarin zeer welkom! We zijn volop in ontwikkeling. Daardoor zijn er mooie kansen voor jou en ons om echt het verschil te maken.

Wat wij jou bieden

Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor één jaar. Zijn we na dat jaar allebei tevreden? Dan zetten we deze graag om in een vast contract. Daarnaast krijg je:

  • een salaris van minimaal € 2.581,- en  maximaal € 3.732,- bruto per maand bij een werkweek van 36 uur;
  • een budget van ruim 17% van je salaris, dat je naar eigen inzicht kunt gebruiken, bij voorbeeld aan extra salaris, extra verlof vakantiedagen, of opleidingen;  
  • plaats- en tijdonafhankelijk werken. We werken namelijk daar waar het voor ons werk of voor ons persoonlijk het beste werkt. Soms is dat thuis, soms op kantoor en soms nog weer ergens anders. Daarvoor bieden wij goede faciliteiten, waaronder een mobiele telefoon en een laptop in bruikleen, een reiskosten- en thuiswerkvergoeding en een bijdrage in de kosten van de inrichting van je thuiswerkplek;
  • een boeiende baan in een organisatie waar veel mogelijk is;
  • prima secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder betaald ouderschapsverlof, een collectieve ziektekostenverzekering, ABP keuzepensioen, waarvan wij 70% betalen, een uitstekende verlofregeling en flexibele werktijden;
  • volop ruimte voor (persoonlijke) ontwikkeling. Zo bieden we regelmatig (online) trainingen aan.

Dit breng jij mee
Je bent oplossingsgericht en staat stevig in je schoenen. Je geeft blijk van tact en hebt kennis van protocol en etiquette. Je gaat accuraat en discreet te werk en toont proactief gedrag. Ook heb je oog voor detail. Je beschikt over een flinke dosis organisatietalent, kunt overzicht bewaren en deadlines en budget bewaken. Je kunt omgaan met een wisselende werkdruk en werken op verschillende werkplekken en je kunt goed prioriteiten stellen. Je hebt een flexibele werkinstelling en bent - als het werk erom vraagt - ook buiten reguliere kantoortijden beschikbaar. De collegeleden kunnen op jou vertrouwen!

Daarnaast beschik je over:

  • mbo-werk- en –denkniveau;
  • ervaring met secretariële werkzaamheden;
  • een uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift;
  • goede kennis van MS Office;
  • ervaring met complex agendabeheer.

Ervaring met de uitvoering van Kabinetstaken of de organisatie van evenementen is heel fijn, maar niet per se nodig. Als je dit wilt leren en snel eigen kunt maken, is je sollicitatie ook welkom.

Ja! Ik wil deze baan

Heb je nog vragen? Bel dan naar Marlies der Weduwen via (0252) 433 117 of stuur een bericht naar m.derweduwen@hltsamen.nl. Of solliciteer direct! Ga vóór 21 augustus 2022 naar Werken in het Westen en stuur ons een korte motivatie en je cv.

Maak jij ons daarmee nieuwsgierig naar jou? Dan plannen we graag al tijdens de looptijd van deze vacature in overleg met jou een gesprek in. Hebben we op die manier vóór 21 augustus een al een nieuwe collega gevonden? Dan beëindigen we de publicatie van deze vacature eerder. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren!

Een referentiecheck en een screening door Justitie maken deel uit van de sollicitatieprocedure.

Ga naar het begin