Spreekt het je aan om in een nieuw team te gaan werken en hier samen met je collega’s aan te gaan bouwen? Word je er blij van als je kan bijdragen aan de verbetering van de besluitvorming van onze besturen? En geeft het je een kick als je een overleg weer piekfijn hebt geregeld? Dan ben jij helemaal op je plek in ons nieuwe Bureau Bestuurlijke Besluitvorming (Bureau BBV)!
 

Ondersteunend Medewerker BMO

24 uur

Wat ga je doen?

Samen met je collega ondersteuner ben jij de spin in het web van ons Bureau BBV. Samen plannen jullie alle overleggen in die te maken hebben met bestuurlijke besluitvorming. Dat zijn natuurlijk de vergaderingen van de colleges, maar ook van het Concernoverleg, het bestuur van HLTsamen, de regiegroep, de intaketafels en de diverse portefeuillehoudersoverleggen. Ook werk je mee aan de standaardisering van de werkwijze voor de voorbereiding van alle vergaderingen binnen HLTsamen. Dit doe je onder andere door voor de portefeuillehoudersoverleggen de stukken te verzamelen en te verspreiden onder de deelnemers. En je helpt bestuurlijke afspraken te borgen. Dit door het bijhouden en beschikbaar stellen van de drie RaadsAgendaPlanningen (RAP). In de praktijk betekent dit dat je samen met je collega:

  • Vergaderingen en bijeenkomsten administratief voorbereidt en afhandelt. 
  • Bijeenkomsten en activiteiten organiseert. 
  • (Management-)Rapportages en overzichten beschikbaar stelt aan management en colleges, zoals de RAP’s en actielijsten;
  • Knelpunten signaleert en verbetervoorstellen doet;
  • Vragen beantwoordt van collega’s over JOIN en het proces bestuurlijke besluitvorming of doorzet naar de juiste collega.
  • Voortgangscontroles verricht en planningen en afspraken bewaakt.

Samen zorgen we ervoor dat ons bureau BBV vijf dagen per week bereikbaar is voor collega’s, die vragen hebben over bestuurlijke besluitvorming.
 

Wat wij jou bieden

  • Een overeenkomst van minimaal 24 uur.
  • Een salaris van maximaal € 2.117,33 bruto per maand bij 24 uur per week.
  • Je werkdagen zijn in overleg. Samen met je collega’s zorg je dat het bureau van maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur bemenst is.
  • Een budget van ruim 17% van je salaris, dat je naar eigen inzicht kunt besteden, bijvoorbeeld voor de aankoop van extra vakantie.
  • Naast de wettelijke 4 vakantieweken per jaar een aantal extra vrije dagen. 
  • Een laptop en een mobiele telefoon. Een ruime werkgeversbijdrage in je pensioen via het ABP, een bijdrage in de premie voor je ziektekostenverzekering en een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer, als je op locatie werkt.
  • Voldoende gratis parkeergelegenheid bij alle locaties en de mogelijkheid om voor dienstreizen gebruik te maken van een elektrische fiets, scooter of auto.
  • Volop mogelijkheden voor ontwikkeling en initiatief.
  • Een uitdagende baan in een nieuw team in een organisatie waar veel mogelijk is. 
  • Bijdragen aan het vormgeven van dit nieuwe organisatieonderdeel. 
Dit breng je mee

Je kunt je goed inleven in belangen en standpunten van collega’s die werkzaam zijn in het bestuurlijk besluitvormingsproces. Daarbij houd je de focus op de kwaliteit van het proces bestuurlijke besluitvorming en het eindproduct. Je levert een bijdrage aan het opbouwen en verbeteren van ons nieuwe bureau. Je bent goed in staat prioriteiten te stellen. Je rust niet voor je de vraag achter de vraag achterhaald hebt. Je werkt snel en doelgericht. Tegelijkertijd ben je nauwkeurig en gestructureerd. Je kunt goed omgaan met onverwachte gebeurtenissen. Zowel in een team als zelfstandig functioneer je prima. Communicatief ben je sterk, zowel mondeling als schriftelijk. Verder ben je in het bezit van:

  • MBO werk- en denkniveau.
  • Ervaring als secretaresse. 
  • Goede kennis van en vaardigheid met MS Office.
  • Een positieve instelling en een flexibele werkhouding (en andersom).

Over ons Bureau Bestuurlijke Besluitvorming (Bureau BBV)

Binnen HLTsamen en de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen vinden we goede besluitvorming belangrijk. Goede besluitvorming voorbereiden kan een lastige klus zijn. Zeker binnen een organisatie als de onze, die werkt voor drie gemeenten met elk hun eigen wensen en kenmerken. 
Op veel plekken binnen onze organisatie zijn collega’s bezig met voorstellen voor die bestuurlijke besluitvorming. Om hen beter te helpen, gaan we onze ondersteuning samenbrengen in één nieuw organisatieonderdeel: het Bureau Bestuurlijke Besluitvorming (Bureau BBV). 
Dit organisatieonderdeel maakt deel uit van het team Bestuurs- en Managementondersteuning. Hier kan iedereen straks terecht met alle vragen over besluitvorming. Het maakt niet uit of het gaat over de besluitvorming in één van de drie gemeenten waar we voor werken, of in onze werkorganisatie. En of de vraag nu betrekking heeft op JOIN of op het proces. 
 

Ja! Ik wil deze baan

Heb je nog vragen? Bel dan met Lillian Vos op 06-16746796 of Marlies der Weduwen op 06-12972341 of mail naar directieondersteuning@hltsamen.nl. Reageer je liever meteen? Ga dan voor 17 mei 2021 naar Werken in het Westen en stuur ons je cv en een korte motivatie. Ja! Ik solliciteer via Werken in het Westen).

Ga naar het begin